Dokumente zeitsparend verwalten – mit enfold, dem digitalen Aktenschrank (inkl. Rabattcode!)

(Anzeige) Unsere CDs? Die haben wir längst digitalisiert und platzsparend auf zwei USB-Sticks archiviert. Neue kaufen wir nicht – wir streamen, denn wer braucht schon ein CD-Regal? DVDs? Haben wir natürlich auch längst nicht mehr! Alle Filme, die wir behalten wollen, sind auf einer Festplatte oder in einer Cloud gespeichert und ohnehin jederzeit über Streaming-Dienste abrufbar. Bürokram? Oh, der wunde Punkt. Ich habe gerade im Arbeitszimmer nachgezählt, in wie vielen Ordnern unsere Rechnungen, Versicherungspapiere, Reiseunterlagen, Telefonrechnungen … aufbewahrt werden, und bin auf sage und schreibe 28 gekommen. 28 Ordner stellen uns das Arbeitszimmer zu!
Und damit sind wir nicht die einzigen, als vierköpfige Familie liegen wir mit sieben Ordnern pro Person genau im  Bundesdurchschnitt, wie eine Studie ermittelt hat. Uff. Wie konnte sich nur so viel ansammeln? Kein Wunder, dass ich immer wieder ewig suchen muss, bis ich ein benötigtes Dokument finde. Muss das sein? Nein, es muss nicht sein. Ich muss lediglich dasselbe mit dem Papierkram machen wie mit den CDs und DVDs: alles digital verwalten und dadurch platzsparend und übersichtlich ordnen. Auf diese grandiose Idee bin ich leider nicht selbst gekommen – aber ich kann sie dennoch relativ schnell umsetzen: Auf dem deutschen Markt ist vor wenigen Tagen enfold erschienen, ein weltweit genutztes Computer-Programm, das mir dabei helfen wird.

Ordnung wie von Zauberhand

Millionen von Menschen lassen sich ihre Dokumente bereits von enfold ordnen. Das Programm bringt Struktur in den Bürokram und macht viele der Aktenordner aus Papier überflüssig. Ich durfte enfold bereits vor der deutschen Markteinführung testen und lasse seit fast zwei Wochen Belege und Rechnungen in einer übersichtlichen virtuellen Ordnerstruktur sammeln, und zum Großteil sammelt das Programm diese ohne mein Zutun. Zauberei? Nein. All das funktioniert durch intelligente Programmierung. Ich als Anwender aber muss nur wenige Einstellungen vornehmen, damit enfold für mich arbeitet. Alles passiert auf der Internetseite von enfold – schaut Euch gerne um.

Digital locker: enfold bewahrt elektronische Dokumente sicher auf

Ist man registriert und eingeloggt, erklärt sich das Programm von selbst. Ihr könnt es Euch wie einen ständig aufgeräumten, intelligent sortierten und überall verfügbaren Aktenschrank vorstellen. Viele Ordner im Schrank sind bereits vorab angelegt: Die mit den Aufschriften „Arbeit/Beruf“, „Strom/Gas/Wasser“, „Testament“, „Reisen“ beispielsweise – die Themen also, mit denen sich jeder beschäftigen muss. Falls ein Bereich fehlt, etwa „Aktienhandel“, „Kindergarten“ oder ähnliches, kann der Nutzer jederzeit einen neuen Ordner anlegen. Mir fehlt „Ideen“, denn Pressemitteilungen von Firmen oder Zeitschriftenartikel, die mich auf Ideen für meine Beiträge bringen, will ich auch gerne digital abgespeichert haben. Ein neuer Ordner ist schnell erstellt.

Faszinierend ist, dass ich das „Futter“ für viele dieser Ordner nicht selbst hochladen muss. In „Arbeit/Beruf“ etwa, wo ich die Rechnungen und die Auftragsbeschreibungen meiner Kunden sammle, fließen automatisiert die E-Mails meiner Kunden ein, die Anhänge haben. Auch meine Telefonrechnungen, Kontoauszüge und Mitteilungen meiner Versicherungen holt sich das Programm automatisch von den Seiten der Unternehmen, ordnet sie in die entsprechenden Ordner und speichert sie für mich ab. Dann habe ich sie gleich zur Hand, wenn ich mal was nachsehen oder bearbeiten muss. Möglich ist das, indem ich enfold einmalig mit dem Login dazu autorisiere, die Daten der Unternehmen, mit denen ich eine Geschäftsbeziehung habe, in den digitalen Aktenschrank zu holen. Es kann auch Dokumente aus meinem E-Mail-Programm oder aus sozialen Netzwerken holen. Ich muss also keine Kontoauszüge mehr händisch herunterladen, keine Telefonrechnungen anfordern – enfold erledigt das für mich, wie eine gute Sekretärin. All das lässt sich kinderleicht einstellen, mit nur wenigen Mausklicks. Ach ja, wenn ich ein Dokument archivieren will, das nicht elektronisch verfügbar ist, ergänze ich es händisch, indem ich es mit dem Smartphone abfotografiere und auf enfold hochlade.

enfold – Papierkrieg war gestern

Ich bin begeistert: Endlich kommt Ordnung in meinen ehemaligen Papier-Verhau. Ich habe Überblick über meine Versicherungen – ich muss gestehen, zum ersten Mal in meinem Leben. Mittel- und langfristig spare ich viel Zeit, weil ich auf sämtliche wichtige Dokumente blitzschnell zugreifen kann und nicht mehr meine papierenen Aktenordner durchblättern muss auf der Suche nach dem Brief von Versicherung X und der Telefonrechnung Y. Sogar auf Reisen ist immer alles griffbereit, enfold funktioniert browserbasiert und kann somit sogar via Handy abgerufen werden. Ach ja, dem Steuerberater, dem Ehemann und der besten Freundin kann ich beliebige Ordner freigeben, zur gemeinsamen Bearbeitung.

Und was stellt enfold mit den Daten an, die wir hier gesammelt auf die Plattform laden? Nichts. enfold kann sie nicht einsehen, das Programm garantiert Sicherheit nach Bankenstandard und darüber hinaus. Die Unterlagen werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und unterliegen dem deutschen Datenschutzgesetz. Nur ich und von mir autorisierte Personen haben Zugriff.

Nur 0,99 Euro pro Monat: Vergünstigter Zugang für meine Leser

Wenn Ihr auch Ordnung in Euren Bürokram bekommen und viel Papier abschaffen wollt, könnte enfold auch für Euch eine gute Lösung sein. Über die Seite von enfold könnt Ihr Zugang zu Eurem neuen digitalen Aktenschrank bekommen. Wer sich bis 30. Juni mit dem Code matschhose99 registriert, erhält enfold zum reduzierten Monatsbeitrag von 0,99 Euro. Normalerweise kosten die Zugänge 3,99 Euro pro Monat. Eine Summe, die sich rentieren dürfte, wenn man bedenkt, dass künftig Platz im Arbeitszimmer freigeräumt wird, Ordnung in den Dokumenten herrscht und überall auf der Welt auf sie zugegriffen werden kann.

Und nun zu Euch, meine Lieben: Wie haltet Ihr es mit der Ordnung in Euren Aktenschränken? Habt Ihr auch so viele Aktenordner wie wir (bisher)? Oder verwaltet Ihr Eure Dokumente schon digital?